Об актуальности перевода бизнес-процессов на цифровую основу говорится много. При этом далеко не все предприниматели понимают, какую практическую пользу могут извлечь из процесса автоматизации бизнеса. Посмотрев расходы на обучение персонала и консалтинг, многие отказываются от таких решений. Статистика же показывает, что за счет внедрения управленческих и рабочих программ можно сэкономить до трети затрачиваемых ресурсов и параллельно создать платформу для увеличения доходности. Специалисты ИТ Консалтинг Груп готовы перевести на цифровые платформы все направления работы, создав для руководства простую и прозрачную схему для дальнейшего поддержания алгоритмов и развития.
Актуальность автоматизации бизнеса
Первыми преимущества автоматизации почувствовали работники бухгалтерии, статистики и склада. Программы, делающие за человека значительную часть рутинной работы, одновременно обеспечили и возможность синхронизации процессов внутри одного предприятия и в партнерских структурах. Все, что раньше велось в бумажном виде, давно стало отлаженной схемой:
пополняя склад новинками, принимающая сторона сверяет приход с цифровой накладной;
автоматически в разделе доступного появляются привезенные позиции, которые видят клиенты;
после реализации система автоматически формирует новый заказ и даже может его передать поставщику для комплектации следующей поставки.
При этом полностью исключается целый ряд человеческих факторов. TM 1 IBM не может перепутать позиции или забыть отправить отчет, программа не уходит в отпуск и не знает выходных. Хранящиеся в интернет-пространстве данные не могут потеряться или пропасть, даже если с физическим носителем что-то пропадет. Другой обученный работе с такой же программой сотрудник без труда вникнет в процесс, — он просто будет ориентироваться на подсказки, выдаваемые такой системой. При качественных настройках автоматика может даже прогнозировать ситуации, — сравнить товарооборот соответствующих периодов за несколько лет и посоветовать сезонные изменения в заказе.
Параллельно автоматика обеспечила доступ к статистическим данным. Любые сведения, попадающие в программу, можно представить в виде наглядных графиков и схем, — ознакомиться с итогами работы за любой период и по каждой конкретной точке, посмотреть наиболее успешные группы сотрудников и найти проблемные точки, наметить мероприятия по улучшению эффективности. Если при этом управление складами в этой организации дополнено автоматической системой управления персоналом, руководитель или нижестоящие менеджеры могут тут же наметить обучающие мероприятия или дать распоряжение на обмен опытом с наиболее успешными группами, а также премировать отличившиеся коллективы. Через несколько минут после принятия решения прямые руководителя получат соответствующие директивы и поправки в график, а бухгалтерия — новые строчки в ведомостях.
Какие процессы подлежат автоматизации
Максимальную эффективность обеспечивает комплексная автоматизация. Может реструктуризация коснуться и отдельных сфер. В первую очередь на цифровую основу переводят:
управление финансами — ведение приходов и расходов, взаимодействие с кредиторами и партнерами в других организациях;
управление производством — контроль качества, планирование и анализ сбыта, отслеживание поставок сырья и определение оптимального запаса;
логистика и склады — мониторинг и автоматическое распределение реализуемой продукции и необходимого сырья;
бюджетное управление — планирование расходов и доходов, автоматическое создание соответствующих приказов на основе получаемых системой данных;
управление персоналом — работа с коллективом и соискателями, систематизация кадрового отдела и бухгалтерии;
работа с клиентами — автоматические уведомления, рассылки, коррекция данных на сайте или в интернет-магазине в соответствии с реальным положением.
Качественная автоматизированная система управления на предприятии может заменить несколько сотрудников, если речь идет о крупной организации или высвободить человеческие ресурсы для работ, требующих ручного подхода. Для небольших предприятий это полноценная замена нанятому сотруднику, — вносить данные в реестр может один обученный специалист. Внедряя Microsoft Dynamics Украина, консалтинговые компании предлагают и мероприятия по подготовке кадров для работы в таких системах.
Этапы перехода к автоматизации бизнеса
Самым трудозатратным и длительным периодом при переходе на цифровую основу оказывается подготовительный. После изучения специфики, придется загрузить в систему все данные с физических носителей и привести к одной форме имеющиеся электронные. Предварительно придется провести и общий аудит, чтобы картина предстала наглядная и соответствующая реалиям. После этого сотрудники, которые будут работать с системой, должны получить соответствующие навыки, а руководитель — критерии оценки и инструменты для анализа сведений. В дальнейшем система работает практически сама, хотят периодически разработчики предлагают обновления, как правило также распространяемые и внедряемые автоматически.